Restrukturierung: Der Wert exzellenter Partnerschaften Was tun, wenn die nachhaltige Restrukturierung an einer veralteten IT zu scheitern droht?

Wir empfehlen Unternehmen in Umbruchsituationen zur schnellen Transformation der Geschäftsmodelle immer wieder, in Netzwerken zu denken. Wenn sich Spezial-Aufgaben in der eigentlichen Restrukturierung ergeben, müssen jedoch auch Restrukturiererinnen und Restrukturierer unter Beweis stellen, dass sie selbst dazu in der Lage sind. Zum Beispiel, wenn wegen einer veralteten IT und einer fehlenden IT-Strategie die Basis für neue digitale Geschäftsmodelle fehlt.

Die erste Bestandsaufnahme bei einem mittelständischen Anlagenbauer lief zunächst in den gewohnten Bahnen. Der Überblick über die wesentlichen Zahlen lag schnell vor, passende Maßnahmen wurden eingeleitet.

Auffällig war jedoch die an verschiedenen Stellen deutlich vernehmbare Unzufriedenheit mit der IT im Unternehmen und mit dem Verlauf von IT-Projekten, die sich seit längerer Zeit hinzogen.

Als der langjährige Leiter der IT kurzfristig krankheitsbedingt ausfiel, zeigte sich das Ausmaß in Gänze: Die gesamte IT-Infrastruktur war nicht mehr auf der Höhe der Zeit, Projekte waren nicht mit Prioritäten versehen und dümpelten vor sich hin, Einsparungen wurden an falscher Stelle vorgenommen; kurzum, es gab keine – weder kurz- noch langfristige – Planung einer IT-Strategie für die Zukunft.

Studie zeigt: Fehlende Daten-Strategie ist kein Einzelfall

Dass dies kein Einzelfall ist, wissen viele Restrukturiererinnen und Restrukturierer aus eigener Projekt-Erfahrung. Das Ergebnis einer gemeinsamen Studie von YouGov und Hewlett Packard vom Dezember 2021 bestätigt diesen Eindruck: 65% der befragten Vorstände und Geschäftsführer geben an, dass ihr Unternehmen über keine eigene Daten-Strategie verfügt.

Nun können Chief Restructuring Officer vieles – aber die Schwachstellen-Analyse für eine IT-Infrastruktur inklusive Projektplanung und Erarbeitung einer IT-Strategie erfordert dann doch einiges an Expertenwissen. Für solche Aufgaben benötigen Restrukturiererinnen und Restrukturierer ein zuverlässiges Netzwerk.

IT-Experte unterstützt bei der Restrukturierung

Im konkreten Fall kam Oliver Schwarzmann, IT-Management Consultant der SIGMA SYSTEMS GmbH aus Nürnberg, mit an Bord. Er konnte die durch Krankheit vakante Leitung der IT interimistisch in kürzester Zeit übernehmen, eine Bestandsaufnahme der IT durchführen und dem Unternehmen eine Basis für die zukünftige Ausgestaltung geben.

Zunächst ging es darum, alle IT-Projekte zu erfassen, zu priorisieren und die wichtigsten wieder in Gang zu bringen. Schnell zeigte sich, dass die Projekte im Wesentlichen durch fehlende Kommunikation zu internen Abteilungen oder Dienstleistern stockten. Lösungen für bestehende Fragestellungen von beteiligten Mitarbeitern konnten durch zielgerichtete Workshops kurzfristig gefunden und umgesetzt werden. So dauerte die Umsetzung der Anforderungen der DSGVO durch offene Fragen des Betriebsrates noch an – durch einen offenen Dialog und pragmatische Lösungen wurde dieses Projekt schnell abgeschlossen.

Gleichzeitig akute Probleme kurzfristig lösen…

Bei der Bestandsaufnahme der IT-Infrastruktur stellte sich heraus, dass die Serverkapazitäten noch nicht einmal für die derzeitigen Anforderungen ausreichten. Aktuelle Cloudtechnologien wie z.B. Microsoft 365 waren nicht vorhanden und nicht angedacht. Die IT-Infrastruktur folgte dem Grundsatz der möglichst günstigsten Lösung, den damit einhergehenden Problemen trat die IT mit Workarounds und provisorischen Lösungen entgegen. Daraus resultierten zwangsläufig Probleme in punkto Zugriffsgeschwindigkeit, Verfügbarkeit, unterschiedliche Versionsstände der Software und der Einsatz von veralteten und unsicheren Betriebssystemen. Im Unternehmen hatte darunter beispielsweise die Konstruktionsabteilung zu leiden, die ständig größere Datenmengen versenden und empfangen musste – für einen Anlagenbauer war das gleichbedeutend mit einem „Stich ins Herz“.

Kleinere und dringendere Probleme bei Ausrüstung und Infrastruktur konnten dank des neuen Interims-Leiters der IT sofort gelöst werden. Ein einfaches, aber wirksames Beispiel ist die vorher nicht erfolgte umfassende Ausrüstung mit Kameras und Notebooks - in der heutigen Zeit des Home-Office unerlässlich.

… und die Weichen für eine zukunftsfähige IT-Strategie stellen

Parallel zur schnellen Lösung akuter Herausforderungen benötigte der Anlagenbauer dringend eine IT- und Daten-Strategie. Die Kernfragen: Wie kann das Unternehmen den Rückstand in Sachen IT aufholen? Welche Infrastruktur ist für den Aufbau und die Sicherung neuer Geschäftsmodelle erforderlich? Welche Prioritäten müssen angesichts der notwendigen Einsparungen gesetzt werden? Sind die vorhandenen personellen Kompetenzen für die anstehenden Aufgaben ausreichend? Eine komplexe Aufgabenstellung, und dies in einer Restrukturierungsphase.

Projekt-Zeitplan mit konkreten Zuständigkeiten und Meilensteinen als Basis

Die erarbeitete Strategie zeigte die wichtigsten Umsetzungspunkte und deren Priorisierung auf und stellte mehrere Themen in den Fokus. Aus der Einschätzung der technologischen Verwendbarkeit der Bestandsysteme für ein zukünftig datengetriebenes Geschäftsmodell wurden nicht nur Investitionen in Clouddienste abgeleitet, sondern auch die Anforderungen in den Bereichen IT-Datensicherheit und Datenschutz berücksichtigt.

Um dem Unternehmen im Bereich IT eine möglichst hohe Flexibilität und Verfügbarkeit zu ermöglichen, folgte die Unternehmensleitung darüber hinaus der Empfehlung, eine Auswahl interner oder externer Ressourcen zur Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen zu berücksichtigen. Zusammen mit weiteren Maßnahmen, darunter die Vereinheitlichung von Hard- und Software sowie die Einführung von Collaboration-Tools, war in kurzer Zeit ein Projekt-Zeitplan mit ableitbaren Zuständigkeiten und Meilensteinen entstanden.

Damit war die Grundlage für eine ausgereifte Strategie gelegt, die sich nahtlos in das Gesamt-Restrukturierungsprogramm einfügt und mit der das Unternehmen über eine zukunftsfähige Perspektive für den langfristigen Betrieb einer zeitgemäßen IT-Landschaft verfügt.

Im nächsten Blog-Beitrag geht es darum, wie solche zweigleisigen Aufgaben – einerseits das kurzfristige Lösen akuter Probleme, andererseits die Entwicklung einer nachhaltigen Strategie für die Zukunft – in der Restrukturierung umgesetzt werden können. Bis dahin gilt: Bleiben Sie gesund und wachsam!